Všeobecné obchodní podmínky

Účinné pro stávající Zákazníky od: 9. 7. 2026 a pro nové Zákazníky od okamžiku založení jejich uživatelského účtu.

Tyto všeobecné obchodní podmínky upravují poskytování služby TAXY provozované společností Softera, spol. s r. o., IČO: 24784931, se sídlem Řeznická 1967/3, Nové Město, 110 00 Praha 1, zapsanou v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod sp. zn. C 174018 (dále jen „Provozovatel“ nebo „TAXY“).

1. Úvodní ustanovení

1.1. Tyto obchodní podmínky (dále jen „Podmínky“) upravují práva a povinnosti mezi Provozovatelem a zákazníkem (nejčastěji účetní kancelář, daňový poradce a další podnikatelé) (dále jen „Zákazník“); Provozovatel a Zákazník společně (dále jen „Strany“) při užívání webové aplikace TAXY, mobilní aplikace TAXY a souvisejících služeb poskytovaných formou SaaS, který obsahuje klientský portál, nástroje pro správu účetních, daňových, bankovních, mzdových, komunikačních, schvalovacích, reportovacích, platebních, AML a souvisejících procesů (dále jen „Služba“).

1.2. Služba je určena zejména pro účetní kanceláře, daňové poradce, auditory, podnikatele, právnické osoby a jiné osoby využívající Službu při své podnikatelské, profesní nebo obdobné činnosti. Služba je určena pouze pro podnikatele a Zákazník ji nemůže využívat jako spotřebitel.

1.3. Provozovatel může u některých funkcí, tarifů nebo individuálních nabídek určit, že jsou dostupné pouze Zákazníkům jednajícím při své podnikatelské, profesní nebo obdobné činnosti. Pokud je pro poskytnutí určité funkce nebo tarifu vyžadováno podnikatelské nebo profesní postavení Zákazníka, je Zákazník povinen tuto skutečnost Provozovateli pravdivě sdělit.

1.4. Smluvní vztah vzniká registrací zákaznického účtu, potvrzením objednávky nebo podpisem Rámcové smlouvy.

1.5. Nedílnou součástí smluvní dokumentace jsou tyto Podmínky a Smlouva o zpracování osobních údajů (dále jen „DPA“), která tvoří Přílohu č. 1 těchto Podmínek, včetně jejích příloh. Zásady zpracování osobních údajů zveřejněné na webu Provozovatele jsou samostatným informačním dokumentem o zpracování osobních údajů Provozovatelem jako správcem a nejsou samostatnou smlouvou.

1.6. V případě rozporu mezi těmito Podmínkami a individuální písemnou smlouvou, objednávkou nebo rámcovou smlouvou uzavřenou mezi Stranami má přednost takové individuální ujednání. V otázkách zpracování osobních údajů, v nichž Provozovatel vystupuje jako zpracovatel, má přednost DPA.

2. Vymezení pojmů

2.1. Platforma znamená technické prostředí, prostřednictvím kterého je Služba poskytována.

2.2. Uživatel znamená fyzickou osobu, které Zákazník nebo Provozovatel umožnil přístup do Platformy. Uživatelem může být zejména zaměstnanec nebo spolupracovník Zákazníka, klient Zákazníka, zaměstnanec klienta Zákazníka nebo jiná oprávněná osoba.

2.3. Koncový klient znamená klienta Zákazníka, kterému Zákazník prostřednictvím Platformy poskytuje účetní, daňové, mzdové, administrativní nebo jiné služby.

2.4. Data Zákazníka znamenají veškerá data, dokumenty, soubory, informace, komunikace, účetní, daňové, bankovní, mzdové, AML, obchodní, personální nebo jiné podklady vložené do Platformy Zákazníkem, Uživateli nebo Koncovými klienty, případně získané prostřednictvím integrací aktivovaných Zákazníkem.

2.5. Exportovatelná data jsou data, která Zákazník obdrží po ukončení smluvního vztahu s Provozovatelem, jedná se o následující: veškeré Zákazníkem, Uživateli či Koncovými klienty nahrané primární dokumenty (zejména faktury, účtenky, smlouvy a jiné přílohy) v jejich původním souborovém formátu (např. PDF, PNG, JPEG) a strukturovaná data evidovaná v databázi Platformy (zejména profily Koncových klientů, přehledy transakcí, zaúčtování, AML záznamy, úkoly a historie komunikace) ve standardním, běžně strojově čitelném formátu (např. JSON, CSV nebo XLSX).

2.6. Důvěrné informace znamenají veškeré neveřejné informace obchodní, technické, provozní, účetní, daňové, bankovní, mzdové, AML, personální, smluvní nebo jiné citlivé povahy, které se jedna Strana dozví o druhé Straně v souvislosti s uzavřením nebo plněním smlouvy.

• Důvěrnými informacemi Zákazníka jsou zejména informace týkající se Zákazníka, Uživatelů, jeho Koncových klientů, obchodních partnerů, zaměstnanců, účetnictví, daní, bankovních transakcí, mezd, AML agendy, cen, obchodních vztahů, interních procesů a dokumentů vložených do Platformy.
• Důvěrnými informacemi Provozovatele jsou zejména neveřejné informace o Platformě, technickém řešení, zdrojových kódech, bezpečnostních opatřeních, roadmapě, obchodním modelu, cenotvorbě a individuálních cenových nabídkách.

2.7. Integrace znamenají napojení Platformy na externí systémy, zejména účetní programy, bankovní služby, platební služby, datové schránky, e-mailové služby, OCR/AI služby, analytické služby nebo jiné nástroje třetích stran.

2.8. AI funkce znamenají funkce využívající strojové učení, umělou inteligenci, OCR, automatizované vytěžování dokumentů, klasifikaci dokumentů, návrhy účetního zpracování, návrhy komunikace, automatické shrnutí nebo jiné podobné automatizované nástroje.

2.9. AML modul znamená funkcionalitu Platformy určenou k podpoře plnění povinností Zákazníka podle předpisů proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu.

2.10. Ceník uvádí odměnu za Službu, kterou je Zákazník povinen hradit Provozovateli, Ceník je uveden na webové stránce: https://www.taxy.cz/cenik.

3. Předmět Služby

3.1. Provozovatel poskytuje Zákazníkovi přístup k Platformě TAXY a souvisejícím funkcím podle zvoleného tarifu, objednávky nebo individuální dohody.

3.2. Služba může zahrnovat zejména:

• správu účetních a daňových dokladů,
• příjem, třídění, archivaci a vytěžování dokumentů,
• klientský portál pro komunikaci mezi Zákazníkem a jeho Koncovými klienty,
• správu úkolů, požadavků, schvalování a interních poznámek,
• napojení na účetní programy,
• napojení na bankovní účty a bankovní transakce,
• finanční reporty,
• docházkové, mzdové nebo personální funkce,
• AML funkce,
• platební nebo bankovní funkce,
• AI a automatizační funkce,
• další funkce dostupné v Platformě.

3.3. Rozsah konkrétně dostupných funkcí závisí na zvoleném tarifu, aktivovaných modulech, technických možnostech Platformy a případných individuálních ujednáních.

3.4. Provozovatel může Službu průběžně rozvíjet, měnit, vylepšovat, doplňovat nebo upravovat. Provozovatel není povinen zachovat všechny funkce Platformy v nezměněné podobě, pokud tím podstatně neznemožní užívání Služby podle smlouvy.

3.5. Služba je podpůrným softwarovým nástrojem. Provozovatel neposkytuje účetní, daňové, právní, auditorské, investiční ani jiné regulované odborné služby. Nejedná se o Službu, která by nahrazovala nutnost odborné péče Zákazníků nebo by poskytovala poradenství ve zmíněných oblastech, Provozovatel neodpovídá za kvalitu služeb poskytovaných Zákazníkem jeho Koncovým klientům.

4. Registrace a uživatelské účty

4.1. Pro používání Služby je nutné vytvořit zákaznický účet.

4.2. Zákazník je povinen uvádět při registraci a používání Služby pravdivé, úplné a aktuální údaje.

4.3. Zákazník odpovídá za správu svých Uživatelů, nastavení oprávnění, přidělení rolí, deaktivaci neaktivních nebo neoprávněných účtů a za veškerou činnost provedenou prostřednictvím jeho zákaznického účtu.

4.4. Zákazník je povinen zajistit, aby každý Uživatel používal vlastní přístupové údaje. Sdílení přístupových údajů mezi více osobami je zakázáno, pokud Provozovatel výslovně neumožní jiný způsob přístupu.

Zákazník je oprávněn udělit Uživatelům různá oprávnění v rámci Platformy dle toho, co všechno mohou Uživatelé v rámci Služby vykonávat, toto jsou základní typy oprávnění:

• Administrátor je Uživatel, který má veškerá oprávnění v rámci Platformy, včetně správy předplatného, tarifů, nastavení celé organizace a správy ostatních Uživatelů.
• Účetní / Konzultant je Uživatel s oprávněním spravovat data přidělených Koncových klientů, nahrávat a vytěžovat dokumenty, schvalovat úkoly a komunikovat, nemá však přístup k celkovému fakturačnímu nastavení Platformy vůči Provozovateli.
• Koncový klient je Uživatel s omezeným přístupem výhradně do svého klientského portálu, který je oprávněn nahrávat své doklady, nahlížet do schválených reportů a komunikovat se svým účetním.
• Auditor / Nahlížitel je Uživatel s přístupem pouze pro čtení (read-only) k vybraným datům a dokumentům pro účely kontroly, bez možnosti data upravovat, mazat nebo měnit nastavení Platformy.

Provozovatel neodpovídá za žádnou škodu, která vznikne Zákazníkovi v důsledku či v souvislosti s nastavením úrovně přístupu Uživatele. Dále neodpovídá ani za žádnou škodu, která bude způsobena Zákazníkovi ze strany jím pozvaného Uživatele.

Způsobí-li některý z Uživatelů Provozovateli újmu, odpovídá za něj plně Zákazník a je povinen tuto újmu Provozovateli nahradit.

4.5. Zákazník je povinen chránit přístupové údaje do Platformy a bez zbytečného odkladu informovat Provozovatele o podezření na jejich zneužití, ztrátu nebo neoprávněný přístup.

4.6. Provozovatel je oprávněn dočasně omezit nebo pozastavit přístup Uživatele nebo Zákazníka do Platformy, pokud:

• existuje důvodné podezření na zneužití účtu,
• došlo k porušení těchto Podmínek,
• Zákazník je v prodlení s platbou více než 5 dnů,
• je to nutné z bezpečnostních důvodů,
• je to nutné k ochraně Platformy, ostatních zákazníků nebo třetích osob,
• to vyžaduje právní předpis nebo rozhodnutí oprávněného orgánu.

4.7. Pokud to povaha situace umožňuje, Provozovatel Zákazníka na omezení přístupu předem upozorní a umožní mu přiměřenou nápravu. Provozovatel však nemá tuto povinnost, zejména pokud by mu tím měla vzniknout újma.

4.8. Provozovatel je oprávněn z bezpečnostních důvodů vyžadovat změnu hesla, opětovné ověření totožnosti Uživatele, nastavení vícefaktorového ověření nebo jiné přiměřené bezpečnostní opatření, pokud je to potřebné k ochraně Platformy, Dat Zákazníka nebo ostatních Zákazníků.

5. Povinnosti Zákazníka

5.1. Zákazník je povinen používat Službu v souladu s těmito Podmínkami, právními předpisy, pokyny Provozovatele a účelem, ke kterému je Služba určena.

5.2. Zákazník odpovídá zejména za:

• zákonnost, správnost a úplnost Dat Zákazníka,
• oprávnění vkládat Data Zákazníka do Platformy,
• informování svých Koncových klientů, zaměstnanců, obchodních partnerů a dalších subjektů údajů o používání Platformy,
• získání všech potřebných souhlasů nebo oprávnění, pokud jsou pro použití Služby potřebné,
• nastavení přístupových práv jednotlivých Uživatelů,
• kontrolu výstupů Platformy,
• plnění svých účetních, daňových, mzdových, AML, pracovněprávních a dalších zákonných povinností,
• uchování nebo export dat, pokud mu to ukládá právní předpis nebo smlouva s jeho klientem,
• posouzení, zda je pro jeho konkrétní účetní, daňové, mzdové, AML nebo jiné záznamy nutné zajistit zákonnou archivaci, v jakém rozsahu a po jakou dobu; Platforma může sloužit jako nástroj pro uložení, evidenci, auditní stopu, vyhledávání, export a správu dokumentů, avšak Zákazník odpovídá za správné nastavení a používání Platformy a za splnění svých zákonných archivačních povinností, pokud není výslovně sjednáno jinak.

5.3. Zákazník nesmí Platformu používat způsobem, který:

• porušuje právní předpisy,
• zasahuje do práv Provozovatele, jiných zákazníků nebo třetích osob,
• ohrožuje bezpečnost, dostupnost nebo integritu Platformy,
• slouží k neoprávněnému přístupu k datům,
• obchází technická omezení nebo bezpečnostní opatření,
• obcházet Ceník nebo se jinak snažit získat Službu za nižší cenu, než jaká mu dle Ceníku náleží,
• Provádět reverse engineering nebo se jinak snažit Platformu nebo Službu okopírovat, vytěžit či jinak se snažit získat zdrojový kód nebo jiná data Služby,
• umožňuje neoprávněné poskytování Služby třetím osobám mimo sjednaný rozsah.

5.4. Zákazník nesmí do Platformy vědomě vkládat škodlivý software, nezákonný obsah nebo data, k jejichž zpracování nemá odpovídající oprávnění.

5.5. Pokud Zákazník poskytuje přístup do Platformy svým Uživatelům nebo jejich zaměstnancům, odpovídá za to, že tito Uživatelé budou řádně poučeni o účelu a pravidlech používání Platformy.

6. Data Zákazníka

6.1. Veškerá práva a oprávnění k Datům Zákazníka zůstávají Zákazníkovi, jeho Koncovým klientům nebo jiným oprávněným osobám. Provozovateli nevzniká k Datům Zákazníka žádné právo nad rámec oprávnění nezbytného pro poskytování Služby, plnění smlouvy, plnění právních povinností, ochranu právních nároků a další účely výslovně sjednané se Zákazníkem.

6.2. Provozovatel je oprávněn zpracovávat nebo jinak používat Data Zákazníka pouze v rozsahu nezbytném pro:

• poskytování Služby,
• provoz, údržbu, zabezpečení a podporu Platformy,
• plnění pokynů Zákazníka,
• plnění právních povinností Provozovatele,
• ochranu právních nároků Provozovatele,
• další účely výslovně sjednané se Zákazníkem.

Pokud Data Zákazníka obsahují osobní údaje a Provozovatel je zpracovává pro Zákazníka jako zpracovatel, řídí se takové zpracování DPA. Pokud Provozovatel zpracovává osobní údaje pro plnění vlastních právních povinností nebo ochranu vlastních právních nároků, činí tak pouze v nezbytném rozsahu a v souladu s příslušnými právními předpisy.

6.3. Provozovatel nesmí Data Zákazníka prodávat třetím osobám, používat je pro vlastní marketing, používat je k trénování veřejných nebo obecných AI modelů ani je využívat k jiným účelům nesouvisejícím s poskytováním Služby, pokud k tomu Zákazník nedá samostatný výslovný pokyn nebo souhlas.

6.4. Provozovatel je oprávněn používat agregovaná, statistická nebo anonymizovaná technická data o používání Platformy, pokud z nich nelze identifikovat Zákazníka, Koncové klienty, Uživatele ani jiné konkrétní osoby.

6.5. Zákazník bere na vědomí, že Provozovatel není povinen kontrolovat obsah Dat Zákazníka, ledaže je to nezbytné pro poskytování podpory, zabezpečení Platformy, splnění právní povinnosti nebo ochranu práv Provozovatele či třetích osob.

7. Ochrana osobních údajů (GDPR)

7.1. Pokud Provozovatel zpracovává osobní údaje pro vlastní účely (fakturace, marketing, správa účtů), vystupuje jako správce. Podrobnosti jsou uvedeny v Zásadách zpracování osobních údajů na webu TAXY.

7.2. Pokud Provozovatel zpracovává osobní údaje obsažené v datech Zákazníka (účetní, daňové, mzdové, AML podklady), vystupuje Provozovatel výhradně jako zpracovatel.

7.3. Zpracování dat podle bodu 7.2 se řídí Smlouvou o zpracování osobních údajů (DPA), která tvoří Přílohu č. 1 těchto Podmínek. V případě rozporu má DPA přednost.

8. Mlčenlivost a důvěrné informace (NDA)

8.1. Provozovatel se zavazuje zachovávat mlčenlivost o všech důvěrných informacích Zákazníka, které se dozví v souvislosti s poskytováním Služby.

8.2. Důvěrnými informacemi Zákazníka se pro účely této části rozumí zejména Důvěrné informace podle čl. 2.7 těchto Podmínek, především účetní a daňové doklady, bankovní transakce, mzdová a personální data, AML informace, obchodní informace Zákazníka a jeho Koncových klientů, interní workflow, komunikace, úkoly, poznámky a další informace vložené do Platformy nebo zpřístupněné Provozovateli v souvislosti s poskytováním Služby.

8.3. Provozovatel bere na vědomí, že někteří Zákazníci, zejména daňoví poradci, auditoři, účetní kanceláře, účetní, advokáti, regulované osoby nebo osoby poskytující služby regulovaným subjektům, mohou podléhat zákonné, profesní nebo smluvní povinnosti mlčenlivosti. Provozovatel se zavazuje při poskytování Služby postupovat tak, aby výkon této mlčenlivosti nenarušil a aby Důvěrné informace Zákazníka nebyly zpřístupněny neoprávněným osobám.

8.4. Provozovatel nepoužije důvěrné informace pro vlastní marketing a neprodá je třetím stranám.

8.5. V případě závažného porušení povinnosti mlčenlivosti ze strany Provozovatele, zejména úmyslného nebo hrubě nedbalostního zpřístupnění Důvěrných informací Zákazníka neoprávněné třetí osobě, jejich prodeje nebo jejich použití pro vlastní marketing či trénování veřejných nebo obecných AI modelů v rozporu s těmito Podmínkami, má Zákazník právo požadovat smluvní pokutu ve výši 50 000 Kč za každé jednotlivé závažné porušení. Smluvní pokuta se neuplatní při drobném, technickém nebo neúmyslném porušení bez reálného rizika újmy, pokud Provozovatel porušení bez zbytečného odkladu napraví. Právo Zákazníka na náhradu škody tím není dotčeno; smluvní pokuta se však započítává na náhradu škody způsobené týmž porušením. Omezení odpovědnosti podle čl. 22 těchto Podmínek tím není dotčeno, ledaže se jedná o úmyslné nebo hrubě nedbalostní porušení povinností Provozovatele.

8.6. Zákazník se zavazuje zachovávat mlčenlivost o důvěrných informacích Provozovatele, kterými jsou zejména neveřejné technické specifikace, zdrojové kódy, roadmapy nebo individuální cenové nabídky.

9. Integrace s externími systémy

9.1. Platforma může umožňovat napojení na externí systémy, zejména účetní programy, banky, platební služby, datové schránky, e-mailové služby, OCR/AI služby, analytické nástroje a jiné služby třetích stran.

9.2. Aktivací Integrace Zákazník potvrzuje, že je oprávněn dané propojení nastavit, že má právo zpřístupnit příslušná data Provozovateli nebo poskytovateli externí služby, a že bere na vědomí, že používání externí služby se může řídit také podmínkami, zpracovatelskou smlouvou a zásadami ochrany osobních údajů příslušného poskytovatele.

9.3. Provozovatel neodpovídá za dostupnost, funkčnost, správnost, bezpečnost nebo změny služeb třetích stran, pokud je sám neprovozuje.

9.4. Provozovatel neodpovídá za škodu způsobenou výpadkem, změnou API, omezením, chybou nebo ukončením služby třetí strany.

9.5. Pokud externí služba změní své technické, smluvní nebo cenové podmínky, je Provozovatel oprávněn odpovídajícím způsobem upravit, omezit nebo ukončit příslušnou integraci a upravit též její cenu dle nákladů. Tuto změnu ohlásí Provozovatel Zákazníkovi s tím, že je oprávněn požadovat tuto vyšší cenu ode dne, kdy došlo ke zvýšení ceny ze strany platformy třetí strany a to v plné výši toho, o kolik se cena navýšila. Provozovatel je oprávněn tuto cenu požadovat i zpětně, nejdéle však za období 2 měsíců.

Je-li v rámci Integrace způsobena újma osobě, která provozuje platformu třetí strany a tuto újmu zavinil Zákazník, je Provozovatel po něm oprávněn požadovat náhradu této újmy v plné výši, pokud je po něm vymáhána ze strany platformy třetí strany.

10. AI a automatizované funkce

10.1. Platforma může obsahovat AI funkce, zejména automatizované vytěžování dokumentů, rozpoznávání údajů, klasifikaci dokumentů, návrhy účetního zpracování, návrhy odpovědí, shrnutí komunikace, automatické kontroly nebo jiné podpůrné funkce.

10.2. AI funkce slouží jako podpůrný nástroj. Výstupy AI funkcí mohou být nepřesné, neúplné nebo nevhodné pro konkrétní účel.

10.3. Zákazník je povinen výstupy AI funkcí před jejich použitím zkontrolovat, zejména pokud mají být použity pro účetní, daňové, právní, mzdové, AML, platební nebo jiné odborné účely a bere na vědomí, že za užití těchto výstupů odpovídá pouze on jako Zákazník.

10.4. Provozovatel neodpovídá za rozhodnutí Zákazníka učiněná na základě nekontrolovaných nebo nesprávně použitých výstupů AI funkcí.

10.5. Provozovatel nepoužívá Data Zákazníka k trénování veřejných nebo obecných AI modelů, pokud k tomu Zákazník nedá samostatný výslovný pokyn nebo souhlas.

11. AML modul

11.1. Pokud Zákazník využívá AML modul, bere na vědomí, že Provozovatel poskytuje pouze technický nástroj pro podporu AML procesů.

11.2. Provozovatel není odpovědný za splnění AML povinností Zákazníka. AML modul nemá nahrazovat proces identifikace zákazníka (KYC) ani jiné AMl povinnosti dle platné legislativy. AML modul není ani systém, přes který by se mohlo KYC provádět (entry point), Provozovatel tedy poskytuje Službu pouze pro správu údajů ohledně AML, které shromáždil, a za které odpovídá Zákazník.

11.3. Zákazník odpovídá zejména za:

• určení, zda je povinnou osobou podle AML předpisů,
• nastavení a dodržování vlastních AML postupů,
• identifikaci a kontrolu klienta,
• vyhodnocení rizikovosti klienta,
• rozhodnutí o navázání, pokračování nebo ukončení obchodního vztahu,
• archivaci AML dokumentace v zákonem požadovaném rozsahu,
• reakci na případné výzvy orgánů veřejné moci.

11.4. Pokud Platforma provádí screening sankčních seznamů, PEP nebo jiných databází, jde o podpůrný nástroj. Provozovatel negarantuje úplnost, aktuálnost ani bezchybnost výsledků, pokud je zdrojová databáze provozována třetí stranou.

11.5. Zákazník je povinen výsledky AML modulu odborně posoudit a přijmout vlastní rozhodnutí.

12. Platební a bankovní funkce

12.1. Platforma může umožňovat zobrazení bankovních transakcí, párování plateb, přípravu platebních příkazů nebo napojení na poskytovatele platebních a bankovních služeb.

12.2. Provozovatel není bankou, platební institucí ani poskytovatelem platebních služeb a neposkytuje tento typ služeb, nelze Službou nahrazovat činnost poskytovatelů s licencí nebo certifikací České národní banky nebo jiné instituce.

12.3. Platební nebo bankovní služby mohou být poskytovány třetími stranami s příslušným oprávněním. V takovém případě se tyto služby řídí také podmínkami daného poskytovatele.

12.4. Zákazník odpovídá za kontrolu platebních údajů, schválení platebních příkazů a nastavení oprávnění osob, které mohou s platebními nebo bankovními funkcemi pracovat.

12.5. Provozovatel neodpovídá za chybně zadanou, schválenou nebo provedenou platbu, pokud chyba nevznikla porušením povinností Provozovatele.

13. Datové schránky a úřední komunikace

13.1. Pokud Platforma umožňuje napojení na datové schránky nebo jiné úřední komunikační systémy, Zákazník bere na vědomí, že přístup k úředním zprávám může mít právní účinky, zejména ve vztahu k doručení dokumentů a běhu lhůt.

13.2. Zákazník odpovídá za nastavení oprávnění, kontrolu přijatých zpráv, reakci na úřední komunikaci a dodržení příslušných lhůt.

13.3. Provozovatel neodpovídá za zmeškání lhůty, nesprávné vyhodnocení úřední zprávy nebo jiné právní následky, pokud nevznikly porušením povinností Provozovatele. Provozovatel není součástí právních vztahů v rámci zpráv doručovaných datovou schránkou, není tedy povinen na zprávy jakkoliv reagovat nebo v tomto napomáhat Zákazníkovi, jeho povinností je pouze notifikovat o příchozích zprávách a umožňovat reakci Zákazníka.

14. Dostupnost, údržba a podpora

14.1. Provozovatel usiluje o to, aby byla Služba dostupná v co nejvyšší míře. Provozovatel však nezaručuje nepřetržitou a bezchybnou dostupnost Služby.

14.2. Služba může být dočasně nedostupná zejména z důvodu:

• plánované údržby,
• aktualizací,
• technických problémů,
• výpadků infrastruktury,
• zásahu vyšší moci,
• výpadků služeb třetích stran,
• bezpečnostních opatření.

14.3. Provozovatel se bude snažit plánovanou údržbu provádět tak, aby měla co nejmenší dopad na Zákazníky. Provozovatel informuje v Platformě Zákazníky o plánované údržbě alespoň 12 hodin předem.

Kromě plánované údržby může Provozovatel provádět také bezplatné aktualizace Platformy. Cílem těchto aktualizací je zlepšení poskytování Služby a usnadnění její obsluhy v zákaznickém účtu. Dále je Provozovatel rovněž oprávněn omezit či pozastavit poskytování Služby na dobu nezbytně nutnou k provedení aktualizace.

Provozovatel neodpovídá za škodu způsobenou během plánované údržby nebo aktualizace, pokud byla předem nahlášena dle těchto Podmínek.

14.4. Zákaznická podpora je poskytována v rozsahu a způsobem uvedeným v Platformě nebo na webu Provozovatele.

14.5. Provozovatel není povinen poskytovat podporu k externím systémům, zařízením, účetním programům, bankám nebo službám třetích stran, pokud to není výslovně sjednáno.

15. Ceny a platební podmínky

15.1. Cena Služby se řídí aktuálním Ceníkem, individuální cenovou nabídkou, objednávkou nebo jinou dohodou mezi Provozovatelem a Zákazníkem. Není-li mezi Stranami sjednána cena individuálně, uplatní se vždy aktuální Ceník. Ceny jsou hrazeny dle aktuálních tarifů v Ceníku (nebo individuálně sjednané ceně) společně s doplatky za překročení tarifu.

15.2. Není-li uvedeno jinak, ceny jsou uvedeny bez DPH, Provozovatel DPH připočítá při vypořádání odměny.

15.3. Provozovatel je oprávněn fakturovat zejména:

• pravidelné měsíční nebo roční poplatky,
• poplatky za aktivované moduly,
• poplatky podle počtu klientů, jednotek, dokumentů, uživatelů nebo objemu dat,
• poplatky za překročení sjednaných limitů,
• jednorázové implementační, migrační, konzultační nebo servisní práce,
• poplatky třetích stran přenesené na Zákazníka, pokud byly sjednány nebo vyplývají z aktivovaných funkcí.

15.4. Faktury jsou splatné ve lhůtě uvedené na faktuře, není-li sjednáno jinak.

Pokud Zákazník přesáhne limit funkcionalit v rámci svého tarifu, hradí Provozovateli doplatky za každé další užití dané funkcionality nad limit, výše poplatků je určena v Ceníku.

Chce-li Zákazník přejít do jiného tarifu, informuje o tom Provozovatele s tím, že tento přechod do jiného tarifu je možný od příštího fakturačního období, pokud jej Provozovatel neumožní dříve. V případě ročního tarifu je možné změnit tarif pouze na vyšší od následujícího měsíce, kdy bylo požádáno, poplatky za měsíce pro vyšší tarif budou Zákazníkovi doúčtovány.

15.5. V případě prodlení s platbou je Provozovatel oprávněn:

• požadovat zákonný úrok z prodlení,
• pozastavit nebo omezit poskytování Služby,
• znemožnit aktivaci dalších funkcí,
• odstoupit od smlouvy.

15.6. Před pozastavením Služby z důvodu prodlení s platbou Provozovatel Zákazníka zpravidla upozorní a poskytne mu přiměřenou lhůtu k nápravě, pokud to okolnosti umožňují.

15.7. Provozovatel je oprávněn jednostranně změnit Ceník nebo ceny služeb s účinností do budoucna. O změně ceny informuje Zákazníka přiměřeně předem, zpravidla alespoň 15 dnů před účinností změny.

15.8. Pokud Zákazník se změnou ceny nesouhlasí, může smlouvu ukončit ke konci svého aktuálního fakturačního období s tím, že v daném fakturačním období po něm nebude vyžadován žádný doplatek.

16. Trial, testovací provoz a beta funkce

16.1. Provozovatel může Zákazníkovi umožnit bezplatné nebo zvýhodněné vyzkoušení Služby.

16.2. Trial nebo testovací provoz je být časově, funkčně nebo objemově omezen dle volby Provozovatele.

Nejpozději 5 dní před skončením testovacího provozu Provozovatel upozorní Zákazníka na končící zkušební období a přechod do placené verze dle Ceníku. Pokud Zákazník nevyjádří vůli, že nechce pokračovat v placené verzi, bude mu účtován příslušný tarif na měsíční bázi.

16.3. Provozovatel může trial ukončit nebo omezit, pokud je Služba používána v rozporu s jejím účelem, těmito Podmínkami nebo právními předpisy.

16.4. Beta, testovací, experimentální nebo neveřejné funkce mohou obsahovat chyby, být nestabilní nebo být kdykoliv změněny či odstraněny.

16.5. Zákazník nesmí spoléhat na beta, testovací, experimentální nebo neveřejné funkce jako na jediný nástroj pro kritické účetní, daňové, mzdové, AML, platební, právní nebo jiné odborné procesy bez vlastní kontroly, zálohy a náhradního postupu.

17. Duševní vlastnictví

17.1. Platforma, software, databázová struktura, design, uživatelské rozhraní, texty, grafika, workflow, know-how, ochranné známky, obchodní označení a další prvky Služby jsou chráněny právními předpisy a náleží Provozovateli nebo jeho dodavatelům.

17.2. Provozovatel poskytuje Zákazníkovi právo užít Platformu. Žádné ujednání v těchto Podmínkách není možné vykládat jako postoupení ani udělení licence, podlicence nebo jiného užívacího práva ve smyslu autorského zákona, zejména u těch částí řešení Služby, které poskytujeme jako software as service (SaaS), není-li v Podmínkách uvedeno jinak. Zákazník je pouze oprávněn využívat Službu poskytovanou jako softwarové řešení.

Provozovatel uděluje Zákazníkovi nevýhradní licenci pouze k editovatelným částem Platformy, Zákazník je oprávněn tyto části modifikovat a využívat pouze v souladu se Službou, jedná se o tyto části: uživatelsky nastavitelné šablony dokumentů, šablony e-mailových notifikací, nastavení tiskových sestav, textové editory v rámci klientského portálu a vygenerované integrační API klíče.

Nahraje-li Zákazník do Platformy svůj vlastní obsah (zejména Data Uživatele), zůstávají mu veškerá práva a Provozovatel na tento obsah nezískává licenci. Zároveň Provozovatel neodpovídá za obsah Zákazníka, a to v souladu s § 3, 4 a 5 zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti (Zákon o některých informačních službách).

17.3. Zákazník nesmí Platformu kopírovat, upravovat, dekompilovat, zpětně analyzovat, pronajímat, prodávat, poskytovat třetím osobám nebo se pokoušet získat zdrojový kód, pokud to právní předpis výslovně neumožňuje.

17.4. Zákazníkovi ani Uživatelům nevzniká žádné právo k Platformě nad rámec výslovně uvedený v těchto Podmínkách.

17.5. Pokud Zákazník poskytne Provozovateli zpětnou vazbu, návrhy nebo připomínky ke Službě, je Provozovatel oprávněn je bezplatně použít pro rozvoj Platformy, pokud tím neporuší mlčenlivost ani práva Zákazníka k jeho Datům Zákazníka.

18. Reference

18.1. Provozovatel může uvést obchodní firmu, název nebo logo Zákazníka jako referenci pouze tehdy, pokud k tomu Zákazník udělil souhlas, nebo pokud je takové použití sjednáno v objednávce či individuální smlouvě. Udělením souhlasu získává Provozovatel licenci k názvu a logu (včetně ochranných známek) ale pouze za účelem zveřejnění této reference na webu nebo sociálních sítích, nesmí je jakkoliv jinak využít.

18.2. Zákazník může svůj souhlas s použitím reference kdykoliv odvolat.

19. Odpovědnost Provozovatele

19.1. Provozovatel odpovídá za poskytování Služby s odbornou péčí odpovídající povaze SaaS služby.

19.2. Provozovatel neodpovídá za:

• věcnou, účetní, daňovou, právní nebo ekonomickou správnost Dat Zákazníka,
• rozhodnutí Zákazníka nebo jeho Uživatelů učiněná na základě výstupů Platformy,
• nesprávné nastavení Platformy Zákazníkem,
• nesprávné nastavení oprávnění Uživatelů,
• chyby způsobené externími systémy nebo službami třetích stran,
• výpadky internetu, zařízení nebo systémů mimo kontrolu Provozovatele,
• ztrátu dat způsobenou jednáním Zákazníka, Uživatele nebo třetí osoby,
• Obsah který do Platformy nahrál Zákazník,
• škodu vzniklou použitím beta nebo testovacích funkcí.

19.3. Provozovatel neodpovídá za nepřímou škodu, ušlý zisk, ztrátu obchodní příležitosti, ztrátu dobré pověsti, následnou škodu nebo jiné obdobné újmy.

19.4. Celková náhrada škody, kterou může Zákazník po Provozovateli požadovat v souvislosti se Službou, je omezena částkou odpovídající poplatkům uhrazeným Zákazníkem Provozovateli za posledních 6 měsíců před vznikem škody.

19.5. Omezení odpovědnosti se neuplatní v rozsahu, v jakém by bylo v rozporu s kogentními právními předpisy, zejména v případě úmyslného porušení povinností, hrubé nedbalosti nebo jiných případů, kdy nelze odpovědnost platně omezit.

19.6. Zákazník je povinen přijmout přiměřená opatření k prevenci škody, zejména kontrolovat výstupy Platformy, nastavovat přístupová práva, uchovávat důležitá data a dodržovat své zákonné povinnosti.

20. Odpovědnost Zákazníka

20.1. Zákazník odpovídá za škodu způsobenou Provozovateli, jiným zákazníkům nebo třetím osobám porušením těchto Podmínek, právních předpisů nebo práv třetích osob.

20.2. Zákazník se zavazuje nahradit Provozovateli škodu, náklady nebo nároky třetích osob vzniklé v důsledku:

• neoprávněného vložení dat do Platformy,
• porušení právních povinností Zákazníka,
• porušení práv Koncových klientů, zaměstnanců nebo jiných osob,
• nesprávného použití Platformy,
• porušení povinností v oblasti účetnictví, daní, mezd, AML nebo ochrany osobních údajů,
• neoprávněného přístupu způsobeného na straně Zákazníka.

Zákazník je povinen Platformu využívat pouze na vhodném hardwaru a s vhodným softwarovým rozhraním, pokud Platforma není plně funkční z důvodu nedostatečného technického vybavení Zákazníka, Provozovatel za toto neodpovídá.

21. Doba trvání a ukončení smlouvy

21.1. Smlouva se uzavírá na dobu uvedenou v objednávce, cenové nabídce nebo individuální smlouvě. Pokud doba uvedena není, uzavírá se smlouva na dobu neurčitou.

21.2. Smlouvu na dobu neurčitou může kterákoliv strana vypovědět s výpovědní dobou následujícím způsobem:

• U měsíčního fakturačního období vypovědní doba končí následující měsíc daného fakturačního období, tedy nejdříve v měsíci následujícím poté kdy byla výpověď podána, přesný den je určen dle daného fakturačního období. Zákazník tedy dá výpověď v jednom fakturačním měsíčním období, to dokončí a následně v rámci výpovědní doby proběhne ještě jedno fakturační měsíční období a následně je smlouva skončena;
• U ročního období výpověď končí koncem fakturačního období nebo dle ustanovení článku 22. dle toho, co nastane dříve.

21.3. Provozovatel může od smlouvy odstoupit pokud:

• Zákazník podstatně poruší tyto Podmínky,
• Zákazník je déle než 30 dnů v prodlení s platbou,
• Zákazník používá Službu nezákonným nebo škodlivým způsobem,
• poskytování Služby Zákazníkovi zásadně ohrožuje Platformu, Provozovatele, jiné zákazníky nebo třetí osoby,
• pokračování smlouvy by bylo v rozporu s právními předpisy nebo rozhodnutím orgánu veřejné moci.

21.4. Zákazník může od smlouvy odstoupit v následujících případech:

• Provozovatel podstatně poruší tyto Podmínky,
• Provozovatel opakovaně porušil povinnost mlčenlivosti,
• Platforma je v rozporu s právními předpisy, zejména předpisy týkajícími se účetnictví a daní.

21.5. Ukončením smlouvy nezanikají povinnosti zaplatit dlužné částky a ustanovení dle odst. 30.3.

22. Změna poskytovatele dle Data Act

22.1. Zákazník může kdykoli oznámit, že chce přejít k jinému poskytovateli podobné služby, přesunout Exportovatelná data do své lokální infrastruktury, nebo je chce vymazat. Povinností Provozovatel je ve všech případech poskytnout Exportovatelná data, spolupracovat na strategii odchodu a poskytnout relevantní informace. Po dobu přechodu dbá na bezpečnost Exportovatelných dat při jejich přenosu, uchování i zpřístupnění.

22.2. Po oznámení podle předchozího odstavce běží výpovědní doba, která začíná dnem doručení oznámení a uplyne 2 měsíce po jejím oznámení. Následuje přechodné období 30 kalendářních dnů, během kterého Provozovatel poskytne přiměřenou pomoc s migrací. Přechodné období má Zákazník právo jednou prodloužit na dalších 30 dní.

22.3. Při postupu podle tohoto článku se Smlouva se považuje za ukončenou: (i) dnem, kdy potvrdíme úspěšné dokončení migrace/exportu Exportovatelných dat, nebo (ii) uplynutím přechodného období.

22.4. Provozovatel předá Zákazníkovi Exportovatelná data, a to ve strojově čitelných formátech nebo prostřednictvím API. Detailní a aktuální seznam kategorií, technických formátů a dostupných API popisuje v on‑line datovém rejstříku dostupném na webových stránkách. Zákazník zde najde též podrobné vysvětlení jak přejít k jinému poskytovateli, v jakých formátech lze Exportovaná data přenést a jaká jsou omezení přenosu.

22.5. Provozovatel nepředává žádná data nebo údaje, která jsou Provozovatele. Tedy zejména data ohledně Služby, Platformy, jiného software, interní modely a metodiky a licencovaná data třetích stran.

22.6. Po dobu výpovědní doby poskytuje Provozovatel Služby dle Podmínek. Po jejím uplynutí zajišťuje kontinuitu poskytování Služeb také po dobu přechodného období, a to v rozsahu nezbytném pro dokončení migrace. Tím nejsou dotčena práva pozastavit nebo omezit Službu v případech stanovených těmito Podmínkami (např. prodlení s úhradou) a práva na plánovanou údržbu.

22.7. Po skončení přechodného období Provozovatel zachová a zpřístupní exportovatelná data ještě 30 kalendářních dnů. Po uplynutí této doby provede úplný výmaz všech Exportovatelných dat a digitálních aktiv vytvořených přímo zákazníkem nebo přímo souvisejících se Zákazníkem, pokud byl přenos úspěšně dokončen.

22.8. Pokud Zákazník smlouvu vypoví do 12 .1. 2027, bude Provozovatel oprávněn požadovat poplatek za změnu poskytovatele ve výši nákladů na tuto změnu. Jejich výše je stanovena v Ceníku. Po 12. 1. 2027 se tyto poplatky již neúčtují.

22.9. Pokud Zákazník získali slevu na odměně podmíněnou delším obdobím (např. roční plán) a smlouvu ukončí dříve podle tohoto článku, je povinen doplatit rozdíl mezi (i) cenou po slevě za využité období, a (ii) standardní cenou bez slevy za využité období. Výše bude vyčíslena dle Ceníku. Tento rozdíl Vám bude stržen při vrácení přeplatku dle 22.10.

22.10. Pokud dojde k ukončení smlouvy dříve podle 22.1. a Provozovatel bude u Zákazníka evidovat přeplatek v rámci odměny, vrátí tento přeplatek, a to do 7 dnů od ukončení smlouvy v souladu s 22.3.

22.11. Exportovatelná data Provozovatel uchovává a zpracovává v EU, případně EHP, mimo země EU předává data pouze v případě, že mají garantovanou stejnou úroveň ochrany jako je dle GDPR (více viz DPA). Aktuální seznam zemí a zapojených subdodavatelů zveřejňuje Provozovatel v on‑line datovém rejstříku. Data Provozovatel sdílí pouze v nezbytném rozsahu a zajišťuje jejich ochranu vhodnými technickými a právními opatřeními.

23. Změny Podmínek

23.1. Provozovatel je oprávněn tyto Podmínky přiměřeně měnit, zejména z důvodu změny právních předpisů, změny Služby, změny obchodního modelu, doplnění nových funkcí, bezpečnostních důvodů nebo technických změn.

23.2. O změně Podmínek Provozovatel informuje Zákazníka vhodným způsobem, zejména e-mailem, oznámením v Platformě nebo zveřejněním nové verze na webu. Oznámení o podstatné změně bude obsahovat datum účinnosti změny, odkaz na nové znění Podmínek a přiměřený popis hlavních změn.

23.3. Podstatné změny Podmínek oznámí Provozovatel Zákazníkovi alespoň 14 dnů před jejich účinností, pokud právní předpis, rozhodnutí orgánu veřejné moci nebo naléhavý bezpečnostní důvod nevyžaduje kratší lhůtu.

23.4. Pokud Zákazník se změnou Podmínek nesouhlasí, může smlouvu ukončit ke dni účinnosti změny, a to oznámením doručeným Provozovateli před tímto dnem. Pokud Zákazník po účinnosti změny pokračuje v užívání Služby, považuje se změna za přijatou.

24. Převod práv a povinností

24.1. Provozovatel je oprávněn postoupit nebo převést práva a povinnosti ze smlouvy na osobu tvořící s Provozovatelem koncern nebo holding, na právního nástupce nebo na osobu, na kterou bude převedena činnost související se Službou TAXY, pokud tím nedojde k podstatnému zhoršení postavení Zákazníka.

24.2. Provozovatel bude Zákazníka o takovém převodu informovat v přiměřené lhůtě.

25. Komunikace

25.1. Komunikace mezi Provozovatelem a Zákazníkem může probíhat elektronicky, zejména prostřednictvím e-mailu, Platformy nebo zákaznické podpory.

25.2. Zákazník je povinen udržovat aktuální kontaktní údaje uvedené v Platformě.

25.3. Oznámení zaslané na kontaktní e-mail Zákazníka uvedený v Platformě se považuje za doručené okamžikem jeho dodání do e-mailové schránky Zákazníka, nejpozději však třetí pracovní den po odeslání, pokud se neprokáže opak.

26. Vyšší moc

26.1. Provozovatel neodpovídá za nesplnění nebo prodlení s plněním povinností způsobené okolnostmi vylučujícími odpovědnost, které nemohl rozumně ovlivnit.

26.2. Za vyšší moc se považují zejména výpadky internetu, výpadky cloudové infrastruktury, výpadky energií, zásahy orgánů veřejné moci, válka, pandemie, přírodní katastrofy, stávky nebo jiné mimořádné události mimo rozumnou kontrolu Provozovatele. Kybernetický útok se považuje za vyšší moc pouze tehdy, pokud k němu došlo navzdory přiměřeným technickým a organizačním opatřením Provozovatele a pokud jeho dopad nemohl Provozovatel rozumně odvrátit.

27. Rozhodné právo a řešení sporů

27.1. Tyto Podmínky a smluvní vztah mezi Provozovatelem a Zákazníkem se řídí právním řádem České republiky.

27.2. Strany se zavazují řešit případné spory nejprve smírně.

27.3. Pokud se spor nepodaří vyřešit smírně, jsou k jeho řešení příslušné soudy České republiky. Místně příslušným soudem je soud určený podle sídla Provozovatele, pokud právní předpisy umožňují takovou dohodu.

28. Závěrečná ustanovení

28.1. Pokud se některé ustanovení těchto Podmínek stane neplatným, neúčinným nebo nevymahatelným, nemá to vliv na platnost a účinnost ostatních ustanovení.

28.2. Neplatné nebo neúčinné ustanovení bude nahrazeno ustanovením, jehož smysl se co nejvíce blíží původnímu účelu.

28.3. Ukončením smluvního vztahu nezanikají ta ustanovení Podmínek, která podle své povahy mají trvat i po jeho ukončení. V platnosti tak zůstávají zejména ujednání o duševním vlastnictví (čl. 17), odpovědnosti za škodu (čl. 19), vyšší moci (čl. 26), rozhodném právu a řešení sporů (čl. 27). V platnosti rovněž zůstávají veškerá ustanovení omezující nebo vylučující odpovědnost Provozovatele obsažená v odstavcích 4.6., 4.7., 11.3., 11.4., 12.4., 14.5., 15.3. a 16.5. těchto Podmínek. V platnosti zůstávají i vhodná ujednání na ochranu osobních údajů (DPA). Článek 8. (Mlčenlivost) zůstává v platnosti 3 roky po skončení Smlouvy, přičemž toto časové omezení neplatí pro informace, které naplňují znaky obchodního tajemství některé ze Stran.

28.4. Tyto Podmínky nabývají účinnosti dne 22.6.2026.

28.5. Kontaktní údaje Provozovatele:
Softera, spol. s r. o.
Řeznická 1967/3
Nové Město
110 00 Praha 1
E-mail: info@taxy.cz
Web: https://www.taxy.cz